Kandidaat-huurders

Heel wat kandidaat-huurders wachten momenteel op een sociale woning. Sommigen schreven zich pas recent in via het CIR, anderen staan al jaren op de wachtlijst. De introductie van het CIR bracht ook voor hen de nodige veranderingen met zich mee. Het systeem vraagt immers om een nieuwe, digitale, manier van omgaan met het eigen dossier. Thuiswest ondersteunt kandidaat-huurders én haar partners zo goed mogelijk bij deze overgang, om samen deze nieuwe weg succesvol in te slaan.

Inwerkingtreding Centraal Inschrijvingsregister (verder CIR)

Na veel uitstel werd het Centraal Inschrijvingsregister (CIR) pas op 15 januari 2024 actief in de backoffice voor de woonmaatschappijen. De implementatie begon helaas met een inhaalbeweging omdat kandidaat-huurders zich tijdens de zogenaamde freeze-periode, ingesteld door Wonen-Vlaanderen vanaf november 2023, enkel nog konden inschrijven via papieren inschrijvingsbundels. Deze papieren inschrijvingen konden pas vanaf 15 januari 2025 worden ingevoerd in de backoffice van het CIR. Dit gold ook voor wijzigingen in bestaande dossiers gedurende die periode.

Pas twee maanden later, vanaf 18 maart 2024, werd het CIR actief voor de burger. De papieren inschrijvingsbundels behoren nu definitief tot het verleden. Voor ondersteuning bij hun inschrijvingen of aanpassingen aan hun dossier, konden de kandidaten rekenen op hulp van Thuiswest of de (intergemeentelijke) Woondiensten.

Alternatieve actualisatie

Vanaf de inwerkingtreding van het Centraal Inschrijvingsregister (CIR) op 18 maart 2024 is ook gestart met een “alternatieve actualisatie” van het inschrijvingsregister. Een actualisatie houdt in dat kandidaat-huurders hun woonwensen en -situatie moeten controleren op correctheid en bevestigen of ze nog kandidaat-huurder willen blijven. De inschrijvingsvoorwaarden worden op dat moment ook gecontroleerd.

Bij Thuiswest verliep deze alternatieve actualisatie gefaseerd én in nauwe samenwerking met de partners:

Eerste ronde: april - mei 2024

• De eerste brief naar alle kandidaat-huurders, waarvan Thuiswest de primaire verhuurder was, werd gefaseerd verstuurd.

• Er werd een intensieve samenwerking opgezet met (intergemeentelijke) woondiensten en het digipunt. Voor elke nieuwe fase werd een overleg georganiseerd met alle partners in het werkveld om een zo groot mogelijke respons en bereik te halen bij de kandidaat-huurders.

• Niet alleen een specifieke folder werd uitgewerkt die meegestuurd werd met elke actualisatiebrief, maar er werd ook extra loketwerking georganiseerd vanuit Thuiswest en de woondiensten om de kandidaat-huurders tijdens deze procedure te begeleiden.

Tweede ronde (herinnering): september - oktober 2024

• In de herinneringsronde werden alle kandidaat-huurders die in de eerste ronde nog niet (correct) reageerden op de actualisatie van hun dossier, opnieuw gecontacteerd.

• De gefaseerde briefwisseling en samenwerking werd herhaald. De brieven werden in deze fase nog extra gepersonaliseerd, zodat de betrokken kandidaat-huurders meteen wisten welke informatie nog ontbrak. In het geval een 'verklaring op eer' volstond, werd dit formulier ook meteen meegestuurd met de actualisatiebrief.

• Met de hulp van een SMS-module “Alarm” werd elke kandidaat-huurder, die in de eerste ronde niet bevestigde, via SMS aangemaand om zo snel mogelijk hun dossier in orde te brengen of te vervolledigen met de nodige bewijsstukken.

• Thuiswest bood extra dienstverlening aan de kandidaat-huurders aan in het Welzijnshuis Roeselare tot begin december 2024. Sindsdien is deze service opgenomen in de reguliere dienstverlening van de Woondienst Regio Roeselare.

De opstart van het CIR, de CIR-connector en de datamigratie in onze eigen administratietool kenden heel wat kinderziektes. Het CIR biedt bijvoorbeeld niet meer de mogelijkheid aan kandidaat-huurders om hun chronologische plaats op de wachtlijst te zien. Dit gebrek aan cruciale informatie is een groot gemis voor de kandidaat-huurders. Thuiswest heeft de intentie om deze functionaliteit in 2025 te ontwikkelen en opnieuw in te voeren voor de kandidaat-huurders van Thuiswest.

Resultaat actualisatie: Per 28 november 2024 werden ongeveer 1.800 kandidaat-huurdersdossiers geschrapt.

Communicatie en opleidingen

Thuiswest heeft altijd grote waarde gehecht aan sterke communicatie, vooral in deze tijd van ongekende veranderingen en onzekerheden in het werkveld. Niet alleen onze eigen medewerkers en bestuurders, maar ook onze partners hadden constant veel vragen. Om aan de grote behoefte aan informatie tegemoet te komen en om iedereen vanaf het begin mee te nemen in het nieuwe verhaal, heeft Thuiswest gebruik gemaakt van meerdere communicatiekanalen:

• Thuiswest startte eind 2023 met periodieke digitale nieuwsbrieven voor de partners, een initiatief dat in het werkjaar 2024 werd voortgezet. Het doel was om partners op een laagdrempelige manier te informeren over de laatste nieuwtjes, wetgeving en tips. De periodieke updates werden steeds enthousiast ontvangen en droegen positief bij aan het wederzijds vertrouwen tussen wonen en welzijn. In 2024 werden maar liefst 13 verschillende partnernieuwsbrieven verstuurd.

• Voor snelle aanpassingen aan vele en plotse wijzigingen werd extra aandacht besteed aan de Thuiswest-website en sociale media.

• Er werden specifieke folders ontwikkeld voor onze kandidaat-huurders (en hun begeleiders) om hen te voorzien van specifieke informatie.

• In samenwerking met de pers werd ingezet op publicaties via krantenartikelen, ook in verband met de alternatieve actualisatie.

• De digitale schermen in de ontvangstruimte van Thuiswest werden intensief gebruikt om wachtende bezoekers snel en laagdrempelig te informeren.

• In het werkjaar 2024 organiseerde Thuiswest ook opleidingen voor onze partners. De invoering van het CIR, de alternatieve actualisatie en de nieuwe toewijspijlers brachten veel vragen en onzekerheid met zich mee. Vanwege grote interesse werd de opleiding omgezet in een webinar en gedeeld met onze partners en bestuurders.

• Het was essentieel om de vele "last minute" veranderingen te kunnen bijhouden, dus het was cruciaal om onze eigen medewerkers continu te informeren over de laatste ontwikkelingen. De voortdurend veranderende omstandigheden vereisten steeds nieuwe acties die goed op elkaar moesten worden afgestemd.

Per 31/12/2024 zijn er 12.866 kandidaat-huurders ingeschreven voor een woonentiteit van Thuiswest. Thuiswest is primaire verhuurder bij 6.139 dossiers.

Overzichtstatus kandidaat-huurders :

Overzicht van het aantal kandidaat-huurders die gedomicilieerd zijn in een gemeente van het werkgebied van Thuiswest: